一、工作目标及主要任务

    全力做好有关方案工作,确保座谈会的顺利进行.主要任务:拟定本组工作方案;负责座谈会的接待工作;负责礼品、纪念品、签到表、座次牌的设计制作;负责准备会议资料;负责座谈会期间各项活动的后勤保障工作.

    二、人员安排

    负责人:

    三、会务准备

    (一)场景布置(协助广告公司):

    (1)40周年华诞展及各专科展牌;

    (2)彩虹门、气球、横幅、仪式启动幻影球、相关牌匾、礼炮、鲜花等;

    (3)音响的调配;

    (4)相关歌曲的准备(国歌、院歌、背景音乐等);

    (5)新院区项目、科研中心、生殖中心启动仪式及博士后工作站挂牌仪式的相关准备工作;

    (6)"千人宣言"仪式的准备工作;

    (7)颁奖证书的准备;

    (8)院庆工作牌的统一制作.

    1. 会场座椅的摆放

    2. 摆放主席台;

    3. 准备嘉宾名牌;

    4. 准备嘉宾胸花(院外所有嘉宾)、附院院庆小手旗;

    5. 摆放矿泉水;

    6. 准备会议资料及礼品装袋;

    7. 在会场一角设萨斯风、钢琴现场演奏;

    8. 会场卫生间的指示牌(通知资产管理部做好清洁卫生工作).

    资料袋内物品:

    (1)产品介绍

    (2)座谈会专题片DVD

    (3)座谈会活动手册

    (4)纪念品

    (二)嘉宾接待

    1. 庆典大会当天提前到大会现场,熟悉嘉宾坐席;

    2. 迎接嘉宾,指引嘉宾到报到处签到(协助礼仪小姐及义工);

    3. 协助嘉宾领取会议资料及礼品,指引嘉宾就坐(协助礼仪小姐及义工);

    4. 所有嘉宾入场完毕,工作人员到指定区域就坐;

    5. 庆典大会结束,工作人员指引嘉宾离场乘车.

    (三)嘉宾签到

    1.负责嘉宾签到(准备嘉宾签名册或签名卷轴);

    2.及时核对到会嘉宾名单(准备一份参加庆典嘉宾名单);

    3.准备文房四宝若干,以便有需要的嘉宾题字;

    4.负责会议资料及礼品的发放及保管工作.

    (注:前一天晚上已到宾馆签到的嘉宾,不再签到及发放资料袋,只在会场摆放议程单张.)

    (四)应急工作

    1. 负责因天气等原因主会场转移工作

    2. 在附院礼堂做好备用会场的准备工作

    3. 突发事件的紧急处理(协同院庆活动应急组)

    4. 现场保健医生及常用药品的准备

    5. 由附院员工组成观众预备队伍,约100人,在现场观众过少时到场就坐,避免冷场.