都是有组织性,有策划的,并且是公众化的,参加会议的人必须提前了解,所以在参加会议的人员必须按策划的时间到达指定的地点,无论政府还企业都会有非常详细的公司会议会务安排规范手册.

一、会议会务前的策划工作

决定召开会议后,应做好会议前的各项策划工作,包括:

1、商定与会人员范围(含嘉宾、领导、正式代表和列席代表).

2、商定会议日程.

3、商定会场(含讨论地点)和会议住地的安排及讨论分组原则.

4、商定会议文件材料的起草和印发工作.

5、商定会议报名和签到事项.

6、商定参观点的安排.

7、商定奖品、证书的发放安排或纪念品、奖品、证书的购买和制作工作.

8、商定新闻报道的有关事宜.

二、会议会务有关问题的请示

根据协调情况,提出关于会议有关具体问题的请示,即会务安排工作方案,报党、校办主任审核.请示包括以下内容:

1、会议的名称、时间、地点和主题.

2、出席会议的人员范围.

3、会议的议程、日程安排方案,会议主持人、讲话人、发言人建议名单.

4、会场的布置和座位(含主席台)安排原则.

5、分组讨论的编组原则和召集人建议名单.

6、会议文件材料(含主持词、大会发言稿、参阅材料)的起草、审批、印发的原则.

7、奖品、证书的安排发放(含纪念品、奖品、证书的购买或制作要求).

8、会议合影、参观的组织安排.

9、与会人员请假的原则.

10、新闻报道的原则.

11、与会人员或来宾的接待及食住行安排原则.

三、会议会务的通知

1、全校性会议,通知以党委办公室、校长办公室名义发出.通知中应明确会议的时间、地点、主题、参加会议人员范围、请假要求、签到的时间和地点等.如召开视屏会议,通知中应明确在主会场、分会场参加会议的有关事项.

2、校外会议,邀请函以广东外语外贸大学或广东外语外贸大学校友总会名义发出.邀请函中应明确会议的时间、地点、主题、报名要求、签到的时间和地点等.邀请函需附回执.

3、会前适当时间,应向校领导发出《校领导公务活动安排》,明确会议时间、地点、与会人员范围、日程安排,每一节大会的程序(由谁主持、谁讲话、谁发言,是否安排与会议代表合影,是否安排颁奖等),领导到达会场的时间,着装要求等等.

四、会议会务前的有关准备工作

1、召开筹备会,召集相关人员布置具体工作.

2、制作会议证件.

3、制作横幅、背景板、欢迎牌和引导牌.

4、排出会场(含主席台)座位图.

5、制作照相站位图,并通知摄影师.

6、收集和整理与会人员出席情况,重点是落实校领导出席会议的情况.

7、提出分组讨论的具体名单(含召集人),安排小组讨论会议地点.

8、打印姓名牌,布置会场.

9、检查会议文件材料的印发情况和主持词、发言稿的准备情况.

10、检查会议纪念品或奖品、证书的制作情况,包括奖品、证书的递送组织情况.

11、制作外地来宾的车辆接送安排表及会务用车安排表.

12、落实会议期间的用餐安排.

13、合成《会议须知》,报党、校办主任审定.

《党领导公务活动安排》式样:

嘉定党校2012发展战略研讨会暨委员会扩大会议

根据学校的工作安排,"2012学校发展战略研讨会暨党务委员会扩大会议"定于2012年1月9日至11日召开.

会议议题:1.开拓视野,更新观念,进一步提高我校教育教学管理水平;2.学科建设和研究生教育.

与会人员范围:领导、校务委员、各学院(部)院长(主任)、党总支书记,各科研、教辅、机关单位主要负责人,共约88人.

着装要求:参加大会时,请领导同志着西装.

附:日程安排

五、会议会务报到

1、按照会议报到时间,提前30分钟到达现场,检查工作人员到达情况,组织协调报到工作.

2、与会人员报到时,应在签到后再发给会议证件,凭会议********其他报到手续.

六、会议会务期间的服务工作

1、每节大会前,提前40分钟到达会场,检查会场的各项准备情况(会议中需播放国歌、国际歌、颁奖音乐的应监听).

2、做好会场内外、领导休息室的引导工作.

3、负责与会人员在会场的报到工作,根据报到情况及时清点到会人数.

4、掌握主要领导到达会场时间并注意迎候,领导到达后,引导领导进入休息室.

5、会前3分钟开始整理会场,提醒与会同志尽快入座,并关闭手机.

6、会场整理好后,向党、校办主任报告,于会前1分钟协助党、校办主任引导主要领导到会场指定位置就座.