展览会论坛策划与组织的程序

　　无论是产业高峰论坛，还是专业研讨合成技术交流会等，都有一些共同点主导功能相通、筹备过程相似、组织形式灵活等。下面，将从筹备过程的角度，并结合一些案例来论述展览会论坛的策划程序。

　　1、进行市场调查  为了保证各项工作的顺利开展，主办单位首先需要成立一个组委会或指定专门的工作小组来负责论坛的筹备工作。工作小组成立后，第一项工作便是进行详细的市场调查，调查的主要内容包括：产业发展的热点问题，近期举办的同类展览会的论坛议题、收费标准和效果、潜在目标听众的评价和建议。调查的工具主要有直接邮寄、室内研究、E-mail和互联网（展览会的主题网站）等。

　　2、明确论坛主题  主题是论坛的灵魂，一个鲜明的主题可能对潜在听众尤其是目标专业观众具有强大的吸引力。对于展览会而言，鲜明的论坛主题必须符合以下标准：与展览会主题相呼应，并能面向目标听众（主要指参展商和专业观众），有针对性；超前行业发展的现状与趋势，有前瞻性；能抓住行业发展的热点和难点问题，有现实性；对与合者是难得的教育和培训机会，有实用性。

　　那么，究竞如何确定屉览会论坛胁主题呢？首先是依据上面的市场调查结果；其次，应该积极征询相关科研机构和院校专家的意见及建议，当举办技术交流性的会议时，这一点尤为重要。

　　3、策划具体议题  主题确定后，接下来的工作便是设计具体的议题了。策划具体议题的基本依据是论坛的结构和目标听众的需求。每一个具体的议题都应该具有明确的目标。而不是为了凑内容，多个务实而富有吸引力的子议题，才能共同支撑论坛的主题。另外，在策划具体的议题时，还应适当考虑未来邀请演讲嘉宾的难度。

　　4、构建论坛框架  这里所说的“论坛框架”即指展览会论坛的策划方案。其主要内容包括：论坛的基本情况，如名称、时间、地点和规模等，论坛的议程和举办形式；论坛的目标听众；演讲嘉宾的进选和邀请；论坛相关资料的准备，会议招徕；论坛接待安排；论坛召开；现场调查、茶歌等活动安排；论坛总结；论坛赞助；论坛预算等。

　　5、邀请演讲嘉宾  邀请合适的演讲嘉宾对论坛的成功举办至关重要。一般而言，对国外的演讲嘉宾，要提前半年预约，并协助其做好签证、机票（有时候，可由主办单位购买后邮寄给演讲人）等相关准备；对国内演讲嘉宾，则至少应提前2个月发出邀请，井协助其他好相关准备工作。对于重要的演讲嘉宾，还应制订“一对一”的接待计划，妥善安排演讲人及其家属的交通、住宿、餐饮等事宜。

　　6、积极寻求赞助  除了从展览会收入中划拨资金、收取门票（会务费）外，主办单位还应该积极为论坛争取赞助。由于参加展览会论坛的人员都来自于同一个行业或联系紧密的相关行业。因而只要会议策划合理、具有吸引力，许多企业尤其是参展商都愿意为论坛提供赞助。赞助的形式非常灵括：赞助商提供资金，主办单位则可给予相应回报，如转让论坛的冠名权、在会刊中做免费广告、允许赞助商在会议期间发表演讲等。当然，赞助商也可提供会议现场的设备，或赞助与会代表的午餐或欢迎晚宴等。

　　7、开展宣传招徕  一般而言，展览会论坛的招徕工作可以和招展工作或专业现场组织工作协同进行，因为展览会论坛的听众中有相当一部分就是参展商和专业观众。在实际工作中，展览会论坛工作人员主要利用四种方式来招徕与会者，即电话、传真、直接邮寄和网上预订。其中，采用直接邮寄时，论坛的宣传材料往往和招展材料放在一起，主要包括论坛介绍（基本情况、背景和亮点）、会议预订表、论坛议程安排等。

　　8、执行会议计划  会议计划的执行主要指展览会论坛的现场协调和管理，以确保论坛既定目标的实现。其内容主要包括：场地布置和设备安装；会议现场注册；现场调度；现场服务；问卷调查等。

　　9、完成会后工作  论坛结束后，工作小组还有很多善后工作要完成。首先是进行现场或会后跟踪调查，以按集听众对议题安排及服务的意见和建议，从而为增强下一届论坛的吸引力和改进服务质量提供依据；其次是感谢演讲嘉宾和与会者，如给演讲人奇发感谢信、给与会者邮寄展览会的相关总结材料等；另外，在会后工作小组自身也要进行全面、认真的总结和评估，以期让下一届论坛办得更好。具体而言，评估的内容主要涉及五大方面：论坛的目标、论坛的主题和议题、听众对论坛的评价、论坛的现场执行、收支状况。